Banyak tempat kerja berusaha untuk mengelola meeting room jakarta secara efektif. Beberapa kesulitan yang sering muncul dalam pengelolaan meeting room jakarta adalah:
– Rapat berjalan dari waktu ke waktu
– Pemesanan ganda
– Pemesanan yang membingungkan atau tidak sinkron
– Ruang kosong karena tidak ada penyewa/penghuni
Untuk mengatasi kesulitan tersebut, kami membagikan beberapa tips tentang strategi paling efektif untuk manajemen meeting room jakarta pusat.
1. Sertakan Kalender Pemesanan
Perangkat lunak pemesanan Anda harus memiliki fitur yang menyertakan kalender dengan informasi tentang kapan pertemuan lain berlangsung, dan dengan siapa. Kalender yang transparan dan jelas akan memungkinkan visibilitas ke hari dan waktu mana yang lebih penuh dengan rapat back-to-back dan dapat membantu menyeimbangkan penggunaan ruangan.
2. Tawarkan Berbagai Ruang
Anda mungkin menemukan bahwa beberapa ruangan dipesan untuk satu orang yang menghadiri seminar online atau panggilan zoom. Dalam rencana kantor terbuka atau di lantai yang sepi, beberapa orang di organisasi Anda mungkin enggan menerima telepon dari meja mereka.
3. Pemesanan ruang Tidak Merata
Banyak orang lebih memilih ruang pertemuan, dan jika Anda memperhatikan bahwa salah satu dari Anda lebih sering dipesan daripada yang lain, mungkin bermanfaat untuk mencari tahu alasannya. Apakah ruang pertemuan ini memiliki teknologi yang lebih baik atau kursi yang lebih nyaman? Apakah ada yang salah dengan ruang lain?
Alasan lain mengapa beberapa ruang lebih jarang dipesan meliputi:
– Terlalu panas atau terlalu dingin
– Pencahayaan yang buruk
– Kurangnya sumber daya di dalam ruangan
– Kapasitas salah untuk ukuran rapat yang paling umum
Teknologi rusak
4. Ruang yang Terlambat
Anda mungkin menyadari bahwa beberapa ruang cenderung pergi dari waktu ke waktu. Masalah teknologi berulang dapat menyebabkan beberapa ruang terlambat. Apakah ada sesuatu di ruang pertemuan itu yang membuat tim berhenti tepat waktu? Apakah ruangan sulit ditemukan sehingga menyebabkan rapat terlambat dimulai?
Jika Anda menemukan bahwa salah satu ruang pertemuan Anda secara konsisten keluar lebih lambat dari yang lain, mungkin ada baiknya untuk memeriksanya, untuk mencegah hal-hal keluar dari jadwal.
5. Aksesibilitas Informasi
Beberapa ruang pertemuan Anda pasti memiliki fitur yang tidak dimiliki orang lain. Saat membuat daftar tempat, sertakan semua yang ada di ruangan yang mungkin ingin digunakan oleh pengunjung rapat. Transparan Informasi akan membantu orang memilih ruang yang paling cocok untuk kebutuhan mereka dan akan mendukung pemesanan seimbang.
Informasi yang harus Anda tambahkan ke daftar meliputi:
– Jumlah tempat duduk
– Kapasitas atau ukuran ruangan
– Jumlah outlet
– TV atau layar lainnya
– Telepon konferensi
– Akses mudah atau opsi aksesibilitas.
Tampilan layar dengan semua informasi yang diperlukan dapat mencegah kebingungan. Pertimbangkan untuk memasang sekat di luar pintu ruang rapat yang menyertakan jadwal hari itu, nama ruangan, dan pemesanan berikutnya yang tersedia.