Sebelum mengetahui jenis-jenis surat resmi, perlu dipahami terlebih dahulu apa yang disebut dengan surat resmi. Surat resmi dapat dipahami sebagai dokumen yang digunakan untuk keperluan resmi atau formal.
Biasanya pengiriman tersebut ditulis oleh beberapa pihak, bisa perorangan, organisasi atau instansi tertentu. Surat resmi ini diambil sebagai sarana komunikasi resmi antar pihak.
Surat resmi adalah surat yang sah, tentu pembaca surat akan memperhatikan hal ini secara detail. Sedangkan jika ada kesalahan dalam bentuk maka tentu akan mencoreng organisasi atau instansi kita. Ia bahkan tidak menutup kemungkinan bahwa hal itu menyinggung si penerima surat. Agar tidak salah paham, ada baiknya memperhatikan bentuk surat resmi yang legal.
Baca Juga : Publikasi Jurnal Nasional Terakreditasi
Jenis-Jenis Surat Resmi
Setelah mengetahui pengertian surat resmi, berikut ini akan dijelaskan mengenai jenis-jenis surat resmi yang biasa digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Masing-masing surat resmi ini memiliki beberapa fungsi yang berbeda. Berikut ini adalah jenis-jenis surat resmi yang perlu Grameds ketahui:
1. Surat Permohonan
Jenis surat resmi pertama adalah surat permohonan. Surat ini dibuat untuk mengirimkan permohonan atau permintaan kepada pihak lain. Surat permohonan dapat diajukan dari perorangan, organisasi atau lembaga. Contoh surat ini termasuk surat bantuan keuangan, petisi perceraian, surat peminjaman dan masih banyak lagi.
2. Surat Keputusan
Jenis-jenis surat resmi lainnya adalah surat keputusan, yang seperti namanya, berisi keputusan tentang satu atau lebih masalah yang sebelumnya tidak jelas. Biasanya surat keputusan ini banyak digunakan oleh instansi atau organisasi. Contohnya termasuk surat pengangkatan pegawai, keputusan komite kepala sekolah, dan surat pengangkatan staf.
3. Surat Kuasa
Jenis-jenis surat resmi yang ketiga adalah surat kuasa. Surat ini ditulis untuk memberikan kuasa atau wewenang kepada pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan hal atau kebutuhan tertentu.
Surat kuasa ini terbagi menjadi dua jenis yaitu surat kuasa umum dan surat kuasa khusus. Masing-masing surat kuasa ini memiliki dasar hukum yang jelas. Surat kuasa umum diatur dalam pasal 1796 KUH Perdata. Sedangkan surat kuasa khusus diatur dalam pasal 1795 KUH Perdata.
4. Surat Perintah
Jenis-jenis surat resmi lainnya adalah surat perintah. Surat resmi ini adalah jenis surat resmi yang paling banyak digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Biasanya surat ini memuat instruksi dari atasan kepada bawahan untuk melakukan suatu tugas atau kegiatan. Misalnya surat perjalanan dinas, perintah lembur dan sejenisnya.
5. Surat Pengantar
Surat resmi berikutnya adalah surat pengantar. Surat pengantar ini biasanya digunakan untuk keperluan pribadi. Secara keseluruhan, surat pengantar adalah salah satu dokumen penting yang harus diisi ketika berurusan dengan urusan administrasi. Misalnya seperti surat pengantar e-KTP, surat pengantar bantuan keuangan, atau surat keterangan tidak mampu.
6. Surat Edaran
Jenis-jenis surat resmi formal juga bisa berbentuk surat edaran. Surat edaran ini biasanya berisi pemberitahuan tentang kegiatan atau masalah tertentu yang dikirimkan kepada pihak lain. Surat edaran sering kali banyak digunakan oleh lembaga pendidikan seperti sekolah atau perguruan tinggi. Misalnya, pengumuman edaran tentang hari libur dan lain-lain.
7. Surat Undangan
Surat undangan sering digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang ke suatu acara. Contoh undangan termasuk undangan pernikahan, undangan bisnis, undangan kepolisian, dan masih banyak lagi.